Die Urlaubsplanung auf der Arbeit. Welche Rechte haben Arbeitnehmer?

Die Urlaubsplanung für das neue Jahr steht in fast allen Betrieben zum Jahresbeginn an. Und fast alle Arbeitnehmer möchten gerne in den Sommermonaten Urlaub nehmen und die Brückentage nutzen.

Der Urlaub dient der körperlichen Erholung und Erbauung des Arbeitnehmers. Aber auch der Arbeitgeber profitiert erheblich von ausgeruhten und motivierten Mitarbeitern. Eine vorausschauende und gleichberechtigte Urlaubsplanung dient deshalb dem Betriebsfrieden, vermeidet die Entstehung von Resturlaub und sichert einen reibungslosen Ablauf.

Doch welche Rechte hat der Arbeitnehmer beim Thema Urlaubsplanung gegenüber seinem Arbeitgeber und den Arbeitskollegen?

• Urlaub – wie viele Tage stehen mir zu?
• Urlaub - wann nehmen? Anspruch auf bestimmte Zeiten und Termine?
• Urlaub - wie lange nehmen? Anspruch auf eine bestimmte Dauer?
• Betriebliche Urlaubsgrundsätze bei der Urlaubsplanung
• Darf genehmigter Urlaub abgesagt oder verschoben werden?
• Resturlaub trotz Urlaubsplanung
• Streitfällen wegen der Urlaubsplanung
• Zusammenfassung
• Hilfe bei arbeitsrechtlichen Fragen

Urlaub – wie viele Tage stehen mir zu:

Normalerweise ist die Anzahl der Urlaubstage im Tarif- oder Arbeitsvertrag geregelt. Fehlt es an solch einer vertraglichen Regelung, dann gilt für alle Arbeitnehmer und Auszubildenden das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG). Demnach haben alle Arbeitnehmer einen gesetzlichen Mindestanspruch auf Erholungsurlaub, vgl. 1-3 BUrlG.

Dieser Mindestanspruch beträgt bei Arbeitnehmern mit einer 6-Tage-Woche 24 Erholungstage pro Jahr. Bei Mitarbeitern mit einer 5-Tage-Woche sind es 20 Erholungstage. Diese Grenzen dürfen auch tarif- und arbeitsvertraglich nicht unterschritten werden.

Urlaub - wann nehmen? Anspruch auf bestimmte Zeiten und Termine:

Grundsätzlich hat kein Arbeitnehmer einen Rechtsanspruch darauf, zu einem bestimmten Zeitraum seinen Urlaub zu nehmen. Allerdings schreibt § 7 BUrlG vor, dass bei der Urlaubsplanung dem Urlaubswunsch des Arbeitnehmers zu entsprechen ist, wenn keine dringenden betrieblichen Erfordernisse oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, entgegenstehen.

Dringende betriebliche Erfordernisse können beispielsweise der Großauftrag eines wichtigen Kunden oder das Weihnachtsgeschäft im Winter sein. Viele Industrie- und Gewerbezweige sind darüber hinaus sehr saisonabhängig. Aus diesem Grund kann der Arbeitgeber bei der Urlaubsplanung bestimmte Zeiträume generell oder auch nur für einzelne, besonders wichtige Mitarbeiter sperren. In diesen Fällen ist immer im Einzelfall zu prüfen, ob dringende betriebliche Erfordernisse vorliegen.

Die sozialen Kriterien, die bei den Urlaubswünschen gegeneinander abgewogen werden, sind vielfältig. Der Klassiker sind natürlich Arbeitnehmer von schulpflichtigen Kindern. Hier beschränkt sich die Urlaubsplanung naturgemäß auf die Schulferien. Deshalb werden diese Arbeitnehmer bei Urlaubswünschen, die in den Schulferien liegen, im Vergleich zu kinderlosen Arbeitnehmern bevorzugt. .

Weitere Gesichtspunkte bei den sozialen Kriterien können die Urlaubsansprüche des Ehegatten sein. Wenn der Ehegatte zum Beispiel Lehrer ist, dann wird auch die gesamte Familie nur in den Schulferien verreisen können.

Außerdem kommen natürlich auch religiöse Gründe oder bestimmte Zeitfenster für Heimaturlaube von Migranten als soziale Kriterien in Betracht. Genauso wie gesundheitliche Gründe oder die Pflege von Familienmitgliedern eine Rolle spielen können.

Urlaub - wie lange nehmen? Anspruch auf eine bestimmte Dauer:

Grundsätzlich kommt es zunächst wieder auf vertragliche Regelungen im Arbeits- oder Tarifvertrag an. Diese Regelungen dürfen für den Arbeitnehmer aber auf keinen Fall negativ von der gesetzlichen Regelungen des § 7 Abs. 2 BUrlG abweichen.

Demnach muss der Urlaub auf Wunsch des Arbeitnehmers zusammenhängend gewährt werden. Eine, in der Praxis regelmäßig vorkommende Ausnahme sind jedoch betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe. In diesen Fällen, zum Beispiel, weil ein Arbeitnehmer sehr wichtig für seine Abteilung ist, darf der Arbeitgeber die Urlaubsdauer stückeln. Allerdings müssen trotzdem immer mindestens 12 aufeinander folgende Werktage gewährt werden, damit der vom Gesetzgeber anerkannte Erholungseffekt auch wirklich eintreten kann.

Betriebliche Urlaubsgrundsätze bei der Urlaubsplanung:

Bei fast allen größeren Arbeitgebern gibt es Dienst- oder Betriebsvereinbarungen, die Grundsätze der Urlaubsplanung regeln. Solche Regelungen empfehlen sich in allen Betrieben mit mehreren Mitarbeitern. Was genau in den Urlaubsgrundsätzen geregelt wird, ist Sache der Arbeitsparteien.

Beispielsweise kann dort geregelt sein, was passieren soll, wenn mehr Arbeitnehmer mit schulpflichtigen Kindern als möglich, Urlaub in den Sommerferien beantragen. Hier bietet sich dann eine rollierende Planung an. Dadurch kann festgelegt werden, in welcher Reihenfolge Mitarbeiter ihren Urlaub in die Sommerferien legen dürfen und nach welchen Kriterien der regelmäßig Wechsel stattfindet. Ein anderer Arbeitnehmer darf dann beispielsweise die Osterferien sowie bestimmte Brückentage haben und bekommt dafür im nächsten Jahr die Sommerferien.

Darf genehmigter Urlaub abgesagt oder verschoben werden:

Auch hierbei kommt es zunächst wieder auf vertragliche Regelungen wie den Urlaubsgrundsätzen der Urlaubsplanung an. Das Bundesarbeitsgericht erlaubt grundsätzlich nur bei dringenden betrieblichen Erfordernissen, dass bewilligter Urlaub abgesagt oder verschoben werden darf. In solchen Fällen hat der Arbeitgeber aber alle Kosten zu ersetzen, die dem Arbeitnehmer (und seinen Familienmitgliedern) hierdurch entstehen.

Resturlaub trotz Urlaubsplanung:

Der Urlaub darf ebenfalls nur aus dringenden betrieblichen Erfordernissen in das nächste Jahr verschoben werden. Nach Möglichkeit  soll er vom Arbeitgeber nämlich in dem Jahr gewährt werden, in dem der Urlaubsanspruch entsteht.

Wird Resturlaub aus dem alten Jahr für das erste Quartal im neuen Jahr beantragt, dann muss dieser Urlaub vom Arbeitgeber gewährt werden, damit der Resturlaub auch wirklich abgebaut werden kann. Der nicht genommene Jahresurlaub verfällt nämlich spätestens nach dem 31.März eines jeden Jahres, wenn keine andere, großzügigere vertragliche Regelung (Urlaubsgrundsätze, Tarifvertrag etc.) vorhanden ist.

Die hier aufgezählten Punkte werden vom Gesetzgeber im dritten Absatz von § 7 BUrlG geregelt.

Streitfällen wegen der Urlaubsplanung:

Bei Streitfällen wegen der Urlaubsplanung auf der Arbeit, sollten Arbeitnehmer immer zunächst das Gespräch mit dem Arbeitgeber (bzw. ggf. den betroffenen Arbeitskollegen suchen). Auf keinen Fall darf der Urlaub eigenmächtig angetreten werden. Dies kann schwere arbeitsrechtliche Konsequenzen, bis hin zur Kündigung oder Schadensersatzansprüchen nach sich ziehen.

Wenn ein Betriebsrat vorhanden ist, sollte auch dieser angesprochen und zur Schlichtung angerufen werden. Der Betriebsrat hat in Urlaubsangelegenheiten nämlich ein Mitspracherecht und kann den Sachverhalt als neutraler Außenstehender beurteilen, vgl. § 87 Abs. I Nr. 5 BetrVG.

Zusammenfassung:

• Die Anzahl der Urlaubstage richtet sich nach dem Tarif- oder Arbeitsvertrag. Der gesetzliche Mindestanspruch beträgt 20 bzw. 24 Urlaubstage.
• Es gibt zwar keinen Rechtsanspruch auf zeitlich bestimmte Urlaubstage. Allerdings ist dem Urlaubswunsch des Arbeitnehmer bei der Urlaubsplanung zu entsprechen, wenn keine
• dringenden betriebliche Gründe oder
• Urlaubswünsche anderer Mitarbeiter, die nach sozialen Kriterien vorrangig sind, entgegenstehen
• Urlaub soll immer zusammenhängend gewährt werden; mindestens 12 Werktage am Stück
• Bewilligter Urlaub darf nur bei sehr dringenden betrieblichen Erfordernissen abgesagt werden. Die entstandenen Kosten sind dem Arbeitnehmer vollständig zu ersetzen.
• Resturlaub verfällt nach der gesetzlichen Regelung spätestens zum Ende eines 1. Quartals des Folgejahres
• Im Streitfall niemals eigenmächtig Urlaub bewilligen sondern das Gespräch mit dem Arbeitgeber, den betroffenen Kollegen oder dem Betriebsrat suchen

Hilfe bei arbeitsrechtlichen Fragen:

Eine gut geregelte Urlaubsplanung und detaillierte Urlaubsgrundsätze dienen dem Arbeitgeber und den Arbeitnehmern gleichermaßen. Konflikte lassen sich vermeiden, gut erholte und motivierte Mitarbeiter steigern die Unternehmenseffektivität und sorgen für ein produktives Betriebsklima.

Wenn Sie als Arbeitgeber oder Arbeitnehmer Fragen zu arbeitsrechtlichen Themen wie der der Urlaubsplanung im Betrieb, Sonderurlaub oder der Urlaubsabgeltung haben, dann bieten wir Ihnen Lösungen.

Dr. Patrizia Antoni ist Fachanwältin für Arbeitsrecht. Sie berät und vertritt Sie in allen arbeitsrechtlichen Fragestellungen gerne. Vereinbaren Sie einen Termin in den Büros der Kanzlei AHS Rechtsanwälte in Köln oder Bonn.