Datenschutz bei Übermittlung der Kündigung durch einen Boten

Häufig überbringt ein Bote die Kündigung des Arbeitgebers. Dieser Vorang kann unter Umständen Bezugspunkte zum Datenschutz aufweisen. Denn wie steht es mit den datenschutzrechtlichen Anforderungen, wenn die personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers an den Boten preisgegeben werden?

• Kündigung durch einen Boten
• Eigener Mitarbeiter als Bote
• Externer als Bote
• Zusammenfassung
• Hilfe bei arbeitsrechtlichen Fragestellungen

Kündigung durch einen Boten:

Im Arbeitsleben kann es notwendig werden, dass die Kündigung durch einen Boten übermittelt wird, damit der Zugang der Kündigung rechtssicher nachgewiesen werden kann.

Das kann der Fall sein, wenn eine persönliche Übergabe nicht möglich ist, weil der Arbeitnehmer nicht (mehr) im Betrieb anwesend ist - beispielsweise wegen Krankheit oder Freistellung.

Bei einer postalischen Übermittlung der schriftlichen Kündiung muss der Arbeitgeber im Zweifel nachweisen, dass die Kündigung zugegangen ist. Selbst ein Einschreiben mit Rückschein bestätigt nur, dass ein Schreiben bzw. eigentlich ja nur, dass ein Umschlag zugegangen ist. Über den Inhalt sagt der Rückschein nichts aus. Deshalb könnte der Arbeitnehmer behaupten, dass der zugestellte Brief keinen Inhalt hat oder der Umschlag leer war.

Um diese Beweisschwierigkeiten zu vermeiden, bietet sich die Einschaltung eines Boten an.

Der Bote kann dann bezeugen, dass die Kündigung in den Empfangsbereich des Arbeitnehmers gelangt ist. Wichtig ist hierbei aber auch, dass der Bote zusätzlich den Inhalt des Schreibens (also die Kündigung) bezeugen kann. Denknotwendig muss er deshalb Kenntnis vom Inhalt haben und diesen selbst in Augenschein nehmen. Bei der persönlichen Übermittlung muss er ggf. auch persönliche Daten wie die Adresse des Arbeitnehmers erfahren. Fraglich ist hierbei, wie sich diese Wissensweitergabe auf datenschutzrechtliche Belange auswirkt.

Eigener Mitarbeiter als Bote:

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der persönlichen Daten des Arbeitnehmers ist hier § 26 I 1 BDSG:

• "Personenbezogene Daten von Beschäftigten dürfen für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses für dessen Durchführung oder Beendigung ... erforderlich ist."

Der eigene Mitarbeiter des Arbeitgebers ist als Interner dem Arbeitgeber selbst zuzurechnen. In diesem Fall findet keine "Übermittlung" von Daten im datenschutzrechtlichen Sinne nach Art. 4 Nr. 10 DSGVO statt. Eine gesonderte Berechtigung ist demnach grundsätzlich nicht erforderlich, wenn die Verarbeitung für die Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Externer als Bote:

Bei einem Externen handelt es sich um einen "Dritten" im Sinne des Art. 4 Nr. 10 DSGVO. In diesem Fall werden die personenbezogenen Daten des Arbeitnehmers an den Externen übermittelt. Diese Übermittlung stellt eine Verarbeitung der Daten im Sinne des Art. 4 Nr. 2 DSGVO, § 26 I 1 BDSG dar. Diese Übermittlung muss verhältnismäßig sein, Art. 6 I 1 f. DSGVO.

Im Rahmen der Erforderlichkeit ist für die Verarbeitung durch die Übermittlung der Daten an den Dritten eine Interessenabwägung durchzuführen. Hierbei wird das Interesse des Arbeitnehmers am Schutz seiner Daten dem Interesse des Arbeitgebers am Nachweis der Kündigungsübermittlung gegenübergestellt. In der Regel wird dabei das Interesse des Arbeitgebers schwerer wiegen, so dass die Übermittlung der Daten nach § 26 I 1 BDSG gerechtfertigt ist.

Voraussetzung ist hierbei grundsätzlich, dass der Arbeitgeber den Externen zumindest zur Vertraulichkeit verpflichtet hat und das im Zweifel auch nachweisen kann.

Weiterhin muss der Arbeitgeber seiner Informationspflicht aus Art. 13 DSGVO nachkommen und ggf. das Auskunftsrecht des Betroffenen aus Art. 15 DSGVO erfüllen.

Ob eine Verletzung des Datenschutzes in diesem Zusammenhang Auswirkung auf die Wirksamkeit der Kündigung hat, hängt vom Einzelfall aber. In der Regel wird dies aber nicht der Fall sein.

Zusammenfassung:

• Die Einschaltung eines Boten kann den Nachweis des Zugangs einer Kündigung erleichtern. Hierfür muss der Bote aber den Inhalt des Schreibens bezeugen können und Einsicht in den Inhalt haben. Somit erlangt der Bote Kenntnis von personenbezogenen Daten des Gekündigten.
• Wenn ein Mitarbeiter des Arbeitgebers als Bote fungiert, wird dieser datenschutzrechtlich wie der Arbeitgeber selbst qualifiziert. Als Rechtsgrundlage reicht § 26 I 1 BDSG und die Erforderlichkeit der Verarbeitung zum Zwecke der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses.
• Wenn ein Externer als Bote eingesetzt wird, dann wird dieser als "Dritter" im Sinne des Art. 4 Nr. 10 DSGVO qualifiziert. Der Arbeitgeber übermittelt die Daten an den Externen und "verarbeitet" diese somit, Art. 4 Nr. 2 DSGVO.

  Diese Verarbeitung (Übermittlung) der Daten ist nur gerechtfertigt, wenn die Interessenabwägung zugunsten des Arbeitgebers ausfällt, Art. 6 I 1 f. DSGVO.

  Das wird in der Regel bei einer Kündigung der Fall sein.

• Hierbei sollte mit dem Externen eine Vertraulichkeitsverpflichtung vereinbart werden, damit der Datenschutz gegenüber dem Arbeitnehmer gewahrt bleibt.
• Ob die Verletzung der datenschutzrechtlichen Anforderungen die arbeitsrechtliche Wirksamkeit der Kündigung beeinträchtigt bleibt abzuwarten. Hiervon ist allerdings zunächst nicht auszugehen.

Hilfe bei arbeitsrechtlichen Fragestellungen:

Der Datenschutz spielt auch im Arbeitsrecht eine immer größere Rolle. Unternehmer und Arbeitgeber sind gut geraten, wenn sie die europäischen und nationalen Anforderungen kennen und beachten. Wir unterstützen Sie gerne bei der Umsetzung und beraten Sie auch im Zusammenhang mit allen wirtschaftsrechtlichen Fragestellungen.

Dr. Patrizia Antoni hat den Fachanwalt für Arbeitsrecht und den Fachanwalt für Steuerrecht. Sie berät Sie in allen arbeitsrechtlichen und steuerrechtlichen Fragen gerne. Vereinbaren Sie einen Termin in den Büros der Kanzlei AHS Rechtsanwälte in Köln oder Bonn.