Ausschlussfrist und Schriftform – Änderung des § 309 Nr. 13 BGB

Zum 1. Oktober 2016 hat der Gesetzgeber den § 309 Nr. 13 BGB geändert.
Diese Änderung hat Auswirkungen auf Arbeitsverträge und somit auch auf die Ausschlussfrist (Verfallsklausel).
Der Arbeitgeber darf in neuen Arbeitsverträgen grundsätzlich nicht mehr die Schriftform zur Geltendmachung von Ansprüchen fordern, sondern ist hier auf die Textform beschränkt.

Wie sich die Änderung des § 309 Nr. 13 BGB für Arbeitgeber und Arbeitnehmer auswirkt und was der Unterschied zwischen Schriftform und Textform ist, erläutern wir Ihnen im neuen Blog zum Arbeitsrecht.
Die Änderung des § 309 Nr. BGB wirkt sich im Prinzip auf alle Verträge aus, die mit Hilfe von AGB abgeschlossen werden. Dieser Beitrag behandelt dabei im Wesentlichen aber nur die arbeitsrechtlichen Auswirkungen.

Formvorschriften, AGB und Ausschlussfristen im Arbeitsrecht:

Für Arbeitsverträge, deren Kündigung und Änderung gelten zum Teil unterschiedliche Formvorschriften. Eine Formvorschrift stellt klar, welche Form gewählt werden muss, damit die Willenserklärungen oder vertraglichen Vereinbarungen wirksam sind. Dabei gibt es gesetzliche und vertragliche Formvorschriften. Bei einer vertraglichen Formvorschrift wird eine bestimmte Form zwischen den Vertragsparteien vereinbart. Erklärungen die nicht dieser Form entsprechen, sind in der Regel unwirksam bzw. nichtig, vgl. § 125 BGB.

Die allermeisten Arbeitsverträge werden vom Arbeitgeber gestellt und sind dabei in der Regel vorformulierte Textbausteine. Darüber hinaus gilt der Arbeitnehmer als Verbraucher, wenn er einen Arbeitsvertrag eingeht. Deshalb sind Arbeitsverträge in der Regel als Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) zu werten und unterliegen einer AGB-Kontrolle. So auch die sogenannten Ausschlussfristen.

Viele Arbeitsverträge enthalten Ausschlussfristen (Verfallsklauseln). Innerhalb dieser vereinbarten Frist müssen Ansprüche (zum Beispiel ausstehendes Gehalt) gegenüber der anderen Vertragspartei (Arbeitgeber oder Arbeitnehmer) geltend gemacht werden. Die meisten Ausschlussfristen enthalten zusätzlich noch eine Formvorschrift. In der Regel fordert der Arbeitgeber vom Arbeitnehmer die schriftliche Geltendmachung von Forderungen. Doch was ist eigentlich der Unterschied zwischen Schriftform und Textform?

Unterschied zwischen Schriftform und Textform:

Die Schriftform ist in § 126 BGB geregelt:

  • „(1) Ist durch Gesetz schriftliche Form vorgeschrieben, so muss die Urkunde von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet werden.
    (2) Bei einem Vertrag muss die Unterzeichnung der Parteien auf derselben Urkunde erfolgen. Werden über den Vertrag mehrere gleichlautende Urkunden aufgenommen, so genügt es, wenn jede Partei die für die andere Partei bestimmte Urkunde unterzeichnet.
    (3) Die schriftliche Form kann durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich nicht aus dem Gesetz ein anderes ergibt.
    (4) Die schriftliche Form wird durch die notarielle Beurkundung ersetzt.“

Bei der Schriftform muss also eigenhändig das Vertragsdokument (oder die Erklärung gegenüber der anderen Partei) im Original unterschrieben werden, damit die Formvorschrift gewahrt ist.
Die eigenhändige Unterschrift kann auch durch ein notariell beglaubigtes Handzeichen oder bei der elektronischen Form (E-Mails) mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz ersetzt werden.
Die Schriftform ist deshalb bei einer einfachen E-Mail oder einem Telefax nicht gewahrt, denn der Empfänger erhält die Originalnachricht ja nicht mit der handschriftlichen Unterschrift des Erklärenden.

Die Textform ist in § 126 b BGB geregelt:

  • „Ist durch Gesetz Textform vorgeschrieben, so muss eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden. Ein dauerhafter Datenträger ist jedes Medium, das
    1. es dem Empfänger ermöglicht, eine auf dem Datenträger befindliche, an ihn persönlich gerichtete Erklärung so aufzubewahren oder zu speichern, dass sie ihm während eines für ihren Zweck angemessenen Zeitraums zugänglich ist, und
    2. geeignet ist, die Erklärung unverändert wiederzugeben.“

Damit ist die Textform das Formerfordernis mit den geringsten Formvorschriften. Es reicht, dass die Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben wird. Bei der Textform ist also auch eine einfache E-Mail, ein Telefax, eine SMS oder Whatsappnachricht ausreichend, wenn der Erklärungsempfänger diese zur Kenntnis nimmt.

§ 309 Nr. 13 BGB im Arbeitsvertrag:

Weil fast alle Arbeitsverträge als AGB zu werten sind (s.o.), müssen die einzelnen Klauseln einer AGB-Kontrolle nach § 309 BGB standhalten. Hierbei normiert § 309 BGB, dass manche Klauseln unter bestimmten Voraussetzungen unwirksam sind.
Dies betrifft insbesondere vereinbarte Formvorschriften in AGB.
Bis zum 1. Oktober 2016 waren Klauseln nach § 309 Nr. 13 unwirksam, wenn eine strengere Formvorschrift als die Schriftform gefordert wurde.
Die neue Fassung, die seit dem 1. Oktober 2016 gültig ist, erlaubt nunmehr in AGB nur noch ein Formerfordernis, das nicht strenger als die Textform sein darf:

  • „Auch soweit eine Abweichung von den gesetzlichen Vorschriften zulässig ist, ist in Allgemeinen Geschäftsbedingungen unwirksam
    …Nr. 13. (Form von Anzeigen und Erklärungen)
    eine Bestimmung, durch die Anzeigen oder Erklärungen, die dem Verwender oder einem Dritten gegenüber abzugeben sind, gebunden werden
    a) an eine strengere Form als die schriftliche Form in einem Vertrag, für den durch Gesetz notarielle Beurkundung vorgeschrieben ist oder
    b) an eine strengere Form als die Textform in anderen als den in Buchstabe a genannten Verträgen oder
    c) an besondere Zugangserfordernisse.“

Hierbei musste aber auch schon in der Vergangenheit § 127 Abs. 2 BGB beachtet werden. Hierdurch wurde klargestellt, dass auch bei einer vertraglich vereinbarten Schriftform die telekommunikative Übermittlung ausreicht, soweit nicht ein entgegenstehender Wille der Vertragsparteien anzunehmen ist.
Somit war es bereits in der Vergangenheit möglich, Erklärungen per E-Mail oder Telefax wirksam abzugeben, obwohl die Schriftform vereinbart wurde.
Die Änderung von § 309 Nr. 13 BGB hat somit nur eine klarstellende Funktion. Denn der juristische Laie konnte anhand der im Arbeitsvertrag geforderten Schriftform nicht zweifelsfrei erkennen, dass auch die Textform ausreichen kann.

Auswirkungen auf die Ausschlussfrist:

Durch die Gesetzesänderung dürfen alle Standart-Arbeitsverträge ab dem 1. Oktober 2016 bezüglich der Geltendmachung von Ansprüchen mittels Ausschlussfrist höchstens die Textform fordern. Andernfalls ist die Klausel unwirksam und es gilt die gesetzliche Verjährungsfrist von 3 Jahren.

Arbeitgeber müssen dabei beachten, dass sie als Verwender von ungültigen Ausschlussfristen aber selbst an die gestellte Frist im Arbeitsvertrag gebunden sind. Denn als Verwender können sie sich nicht auf die Unwirksamkeit der gestellten Klausel berufen. Ihre Ansprüche verfallen somit schneller, obwohl die Klausel unwirksam ist.

Arbeitgeber sollten deshalb bereits ihre Standart-Arbeitsverträge angepasst haben oder zumindest zukünftig für alle neuen Arbeitsverträge eine Anpassung vornehmen.

Falls bei einer zweistufigen Ausschlussfrist die gerichtliche Geltendmachung der Forderung gefordert ist, bleibt diese Frist bestehen, da sie sinnvoll von der unwirksamen Klausel zu trennen ist, die unabhängig vom unwirksamen Schriftformerfordernis bestehen kann (sogenannter „Blue-Pencil-Test“).

Was jetzt noch zu beachten ist:

Die neue Rechtslage gilt nur für neu abgeschlossene Arbeitsverträge ab dem 1. Oktober 2016. Auf Arbeitsverträge, die vorher abgeschlossen wurden, ist die neue Rechtslage gemäß Art. 229 § 37 EGBGB nicht anwendbar.

Auf eine Kündigung des Arbeitsverhältnisses ist § 309 Nr. 13 BGB nicht anwendbar, denn hier schreibt schon das Gesetz in § 623 BGB zwingend die Schriftform vor. Anderslautende Vereinbarungen sind bereits kraft Gesetz unwirksam.

Auf Tarifverträge ist § 309 Nr. 13 BGB ebenfalls nicht anzuwenden, vgl. § 310 Abs. 4 BGB. In einem Tarifvertrag darf also weiterhin eine strengere Formvorschrift als die Textform gefordert werden.

Zusammenfassung:

  • Eine Formvorschrift schreibt vor, welche Form (Schriftform, Textform, mündliche Erklärung) gewahrt werden muss, damit die Erklärung wirksam ist. Sie dient vor allem der Beweisfunktion.
  • Insbesondere Ausschlussfristen im Standart-Arbeitsvertrag enthalten meistens eine vorgegebene Formvorschrift, innerhalb welchen Zeitraums und mittels welcher Form Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis geltend gemacht werden müssen.
  • Der Unterschied zwischen der Schriftform und der Textform liegt darin, dass bei der Schriftform die Erklärung im Original handschriftlich unterschrieben werden muss.
  • Die Textform ist weniger streng. Es reicht eine einfache E-Mail, ein Telefax oder eine SMS.
  • Der neue § 309 Nr. 13 b BGB erlaubt nun nur noch maximal die Textform als strengste Formvorschrift.
  • Dies wirkt sich im Arbeitsrecht insbesondere auf die Ausschlussfrist aus. Enthalten neu abgeschlossene ab dem 1. Oktober noch die Schriftform zur Geltendmachung von Ansprüchen, dann ist die Klausel unwirksam und es gilt die gesetzliche Verjährungsfrist von 3 Jahren.
  • Der Arbeitgeber darf sich jedoch als Verwender der unwirksamen Klausel nicht auf die Unwirksam berufen – für Ansprüche, die er selbst geltend macht, gelten dann im Zweifel trotzdem die kurzen Ausschlussfristen, die er selbst gestellt hat.
  • Deshalb sollten alle Standart-Arbeitsverträge ab dem 1. Oktober 2016 umgestellt werden und maximal die Textform gefordert werden. Altverträge müssen nicht geändert werden, da die Gesetzesänderung sich nur auf Schuldverhältnisse auswirkt, die ab dem 1. Oktober 2016 geschlossen werden.
  • § 309 Nr. 13 BGB wirkt sich nicht auf tarifvertragliche Ausschlussfristen und das Schriftformerfordernis bei einer Kündigung aus.

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