Zulässigkeit von Emailkontrollen durch den Arbeitgeber

Darf der Arbeitgeber die Emails seiner Arbeitnehmer kontrollieren? Die Beantwortung dieser Frage hängt maßgeblich davon ab, ob den Mitarbeitern eine private Nutzung des Emailkontos gestattet ist oder nicht. Ist betrieblich die private Nutzung der Accounts untersagt, gestaltet sich die Rechtslage über ein Kontrollrecht des Arbeitnehmers anders, als wenn eine private Nutzungserlaubnis vorliegt.

Dieser Beitrag behandelt die Kontrollbefugnisse eines Arbeitgebers bezüglich der Emailkonversationen seiner Arbeitnehmer, sowie die Rechtsfolgen der unterschiedlichen Regelungsmöglichkeiten im Unternehmen.

Grundsätzliches – Telekommunikation und Datenschutz

Viele berufliche Tätigkeiten erfordern die Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel. Dazu wird Arbeitnehmern häufig eine eigene Emailadresse zugewiesen. Da diese jeweils Firmeneigentum ist und dem Mitarbeiter zur Erledigung seiner dienstlichen Aufgaben zur Verfügung gestellt wird, eröffnet sich regelmäßig die Frage, inwieweit der Arbeitgeber die Emails des Arbeitnehmers einsehen und kontrollieren darf.

Die Emailnutzung – und damit auch die Kontrollmöglichkeiten des Arbeitgebers – unterfällt, als spezielle datenschutzrechtliche Regelung, in Deutschland den Bestimmungen des Telekommunikationsgesetzes (TKG). Ist hier etwas nicht geregelt oder findet es keine Anwendung, gelten die Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) allein oder ergänzend.

Generell ist das TKG nur bei Anbieter-Nutzer-Verhältnissen anwendbar. Ob dies bei einer Firmenemailadresse vorliegt oder nicht, hängt von der jeweiligen Gestaltungslage im einzelnen Betrieb ab. Ist eine private Nutzung der Firmenadresse erlaubt, tritt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer gegenüber als Telekommunikationsanbieter auf und hat das Fernmeldegeheimnis zu wahren. Bei einer ausschließlich dienstlichen Nutzung des Emailkontos ist genau das Gegenteil der Fall und das TKG ist nicht anwendbar. Die Rechtsfolgen und Kontrollmöglichkeiten eines Arbeitgebers sind in beiden Fällen sehr unterschiedlich.

Emailkontrollen bei ausschließlich dienstlicher Nutzung

Die Erfüllung der von seinen Arbeitnehmern übernommenen Aufgaben, sowie die Einhaltung eines privaten Nutzungsverbots, kann ein Arbeitgeber grundsätzlich kontrollieren. Das allgemeine Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers greift aber auch im Büro. Daher unterliegt auch die Überwachung konkreter Arbeitnehmerdaten sehr engen datenschutzrechtlichen Grenzen. Dies führt dazu, dass es dem Arbeitgeber nicht erlaubt ist eine flächendeckende oder automatisierte Überwachung der Mails seiner Arbeitnehmer durchzuführen.

Hat der Arbeitgeber ein privates Nutzungsverbot von betrieblichen Emailadressen erklärt, braucht er jedoch auch Handlungsmöglichkeiten um die Einhaltung dieser Regeln zu kontrollieren. Gestattet wird ihm deshalb, zumindest sofern ein konkreter Verdacht vorliegt, dass ein Arbeitnehmer den dienstlichen Account für seine privaten Zwecke nutzt, eine stichprobenartige Überprüfung der Emails seiner Mitarbeiter.

Emailkontrollen bei Dienst- und Privatnutzung

Hat der Arbeitgeber die private Nutzung des Accounts erlaubt, ändert sich die Rechtslage. Durch die Bereitstellung des Email-Accounts wird der Arbeitgeber zum Telekommunikationsanbieter nach dem TKG. Dadurch muss er auch das Fernmeldegeheimnisses nach § 88 I TKG wahren. Dies bedeutet, dass er kein Recht zur Einsichtnahme in die Accounts seiner Angestellten hat. Er unterliegt einem generellen Kontrollverbot. Er darf weder die Inhalte der Kommunikation überwachen, noch Protokolle über die Kommunikationsbeteiligten anfertigen und überwachen lassen.

Gestattet der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern eine private Nutzung des Email-Accounts, beutet dies nicht, dass der Arbeitnehmer unbegrenzt privat mailen darf. Hier greift es das sogenannte „Übermaßverbot“. Eine private Nutzungserlaubnis sollte nicht zur Folge haben, dass die Arbeitspflicht des Arbeitnehmers reduziert wird. Deshalb erstreckt sich diese Nutzungserlaubnis in der Regel nur auf die arbeitsfreien Zeiten. Verstößt der Arbeitnehmer gegen dieses „Übermaßverbot“, stellt dies einen Abmahnungs– bzw. bei bereits erfolgter Abmahnung oder besonders schwerem Verstoß einen Kündigungsgrund dar.

Da der Arbeitgeber dies jedoch durch das generelle Kontrollverbot aus dem Fernmeldegeheimnis nicht kontrollieren darf, hat er nicht die Möglichkeit bei einem Verdacht auf eine „Übermaßnutzung“ einfach das Konto seines Angestellten einzusehen. Dies könnte etwaige Schadensersatzforderungen nach sich ziehen. Weiterhin folgt aus der unzulässigen Kenntnisnahme ein Verwertungsverbot der Beweise und eine sich darauf stützende Kündigung ist unwirksam.

Bei einem konkreten Verdacht auf eine Übermaßnutzung muss der Arbeitgeber nicht tatenlos zusehen. Er hat die Möglichkeit eine gerichtliche Einsichtnahme zu erwirken, oder seine Nutzungserlaubnis zurückzuziehen. Dadurch richten sich die Kontrollmaßstäbe dann wieder nach denen, bei einer ausschließlich dienstlichen Nutzung und stichprobenartige Kontrollen nachdem der Arbeitgeber die Erlaubnis zurückgezogen hat werden zulässig. Eine Einsichtnahme in die bis dahin erfolgte Konversation ist aber weiterhin unzulässig.

Regelungsmöglichkeiten der privaten Emailnutzung

Aufgrund der unterschiedlichen Rechtslagen, sollte die Privatnutzung des Email-Accounts vorher geregelt werden. Dies kann im Arbeitsvertrag, in einer gesonderten Erklärung oder in einer Tarif- oder Betriebsvereinbarung geregelt werden. Grundsätzlich kann der Arbeitnehmer bei einer nicht getroffenen Regelung davon ausgehen, dass die private Emailnutzung verboten ist. Darauf sollte sich aber nicht verlassen werden, da beispielsweise eine Nutzungserlaubnis auch durch betriebliche Übung erfolgen kann, wenn der Arbeitgeber die private Nutzung über einen längeren Zeitraum hinweg bewusst geduldet hat.

Der Arbeitgeber hat auch die Möglichkeit ein Verbot mit Erlaubnisvorbehalt auszusprechen. Dies bedeutet, dass er die generelle Privatnutzung der Accounts verbietet, es sich aber vorbehält einzelne Ausnahmen zu gestatten.

Sofern sich ein Arbeitgeber für die Privatnutzung der Arbeitnehmeraccounts entscheidet, ist es generell ratsam den Umfang der Erlaubnis genau auszuformulieren und auch Schranken und Grenzen festzulegen.

Die Fakten im Überblick

  • Die Kontrollmöglichkeiten des Arbeitgebers richten sich nach der Nutzungserlaubnis der betrieblichen Mailaccounts.
  • Bei ausschließlich dienstlicher Nutzung der Emailadresse kann der Arbeitgeber stichprobenartige Kontrollen durchführen.
  • Hat der Arbeitgeber die private Nutzung gestattet, unterliegt er dem Fernmeldegeheimnis aus § 88 TKG und darf, außer bei einem Verdacht auf eine Straftat, keine Kontrollen durchführen.
  • Eine Übermaßnutzung oder ein Verstoß gegen ein privates Nutzungsverbot kann eine Abmahnung oder gar eine Kündigung zur Folge haben.
  • Der Arbeitgeber kann eine erteilte Nutzungserlaubnis wieder zurückziehen mit der Folge, dass er wieder stichprobenartige Kontrollen durchführen darf. Die bis dahin getätigten Privatkonversationen darf er aber nicht einsehen.
  • Eine längere Duldung der privaten Emailnutzung kann eine Genehmigung durch Betriebsübung zur Folge haben.

Hilfe bei arbeitsrechtlichen Fragen

Emailkontrollen sind ein heutzutage immer häufiger auftretender Streitpunkt. Sollten Sie diesbezüglich noch Fragen haben, beraten wir Sie gerne umfassend und persönlich in allen wirtschaftsrechtlichen Fragestellungen und vertreten Sie auch vor dem Arbeitsgericht oder Landgericht.

Dr. Patrizia Antoni ist Fachanwalt für Arbeitsrecht und Fachanwalt für Steuerrecht. Sie berät Sie in allen arbeitsrechtlichen und steuerrechtlichen Fragen gerne. Vereinbaren Sie einen Termin in den Büros der Kanzlei AHS Rechtsanwälte in Köln oder Bonn.

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